Centra Wolontariatu Sportowego mogą z powodzeniem wykorzystać narzędzia promocyjne i media do celów związanych z ich misją i działalnością. Co do zasady, nie ma fundamentalnych różnic w zasadach promocji sportowej, społecznej, komercyjnej, politycznej czy organizowanej przez instytucje publiczne. Różnica polega na celach promocji i na budżecie jaki można na ten cel przeznaczyć. Budżet CWS-u jest wielokrotnie mniejszy niż firm komercyjnych, partii politycznych czy największych organizacji pozarządowych.

Niezwykle ważne w komunikacji z grupą docelową jest informowanie o tzw. korzyściach emocjonalnych i funkcjonalnych płynących z zaangażowania w wolontariat sportowy. Akademickie Centrum Wolontariatu Sportowego będzie konkurowało przede wszystkim z ofertami płatnych staży i praktyk, wyjazdów zagranicznych jako jedna z form rozwoju osobistego i zawodowego.

Kluczem do sukcesu działań promocyjnych jest zdobycie zaangażowania ludzi. W akcjach promocyjnych centrów wolontariatu wezwaniem do działania może być np. nabór wolontariuszy, zaproszenie do akcji społecznościowej, zakup gadżetów, wsparcie CWS-u 1% podatku lub darowizną czy nawet zaproszenie do grona fanów na portalu społecznościowym.

Wskazówki przydatne przy realizacji kampanii promującej wolontariat sportowy:

• należy zdobyć zaangażowanie ludzi,
• należy wystosować prosty komunikat,
• warto połączyć działania w realu i działania wirtualne.

Strategia promocji wolontariatu sportowego

Określa cele, jakie chcemy osiągnąć dzięki działaniom promocyjnym, grupy docelowe do których będziemy się zwracać, zasięg i czas naszych działań, dobór narzędzi promocyjnych, potrzebne zasoby oraz narzędzia pomiaru skuteczności. Przyjęta strategia pozwala skoncentrować się na kluczowych z punktu realizacji celów działaniach a także ocenić skuteczność działań i ich ewentualną modyfikację.

Strategia kampanii promocyjnej powinna spełniać kryteria SMART, to znaczy jej cel powinien być konkretny (specific), jej siła i rezultaty mierzalne (measurable) i konkretny (specific). Założone rezultaty powinny być zarówno ambitne (ambitious) jak i realny (realistic), a sama kampania zamknięta w czasie (timetabled).

Wskaźniki promocji

Kampanię należy określić konkretnymi wskaźnikami, np. ilością i powierzchnią nośników outdoorowych (plakatów), siłą emisji spotów w radio i tv wyrażoną w punktach GRP, częstotliwością i zasięgiem w grupie docelowej, liczbą odsłon reklam w Internecie.

Nie (typowe) formy promocji Centrów Wolontariatu:

• Obecność w mediach społecznościowych – Facebook, Instagram, Youtube, Twitter,
• różnego rodzaju akcje uliczne, happeningi, niestandardowe formy reklamowe bazujące na zaskakującej formie.

Ze względu na swoją lokalność ACWS-y mogą z powodzeniem łączyć obie formy w swoich akcjach promocyjnych.

Znakomitym uzupełnieniem, a czasem alternatywą dla reklamy są działania Public Relations (PR) i Media Relatios (MR).

Do najważniejszych narzędzi PR należą:

• własna strona www,
• obecność w mediach społecznościowych,
• wydawanie newslettera,
• obecność w audycjach w radio i TV,
• publikowanie opinii ekspertów,
• organizowanie wydarzeń.

Narzędzia Media Relations to m.in.:

• aranżowanie publikacji poprzez przygotowane i udostępnione mediom materiały prasowe,
• organizowanie konferencji prasowych i aranżowanie wywiadów.

Podstawowe reguły, gwarantujące dotarcie do licznej grupy docelowych odbiorców:

• wiedza – co przyciąga dziennikarzy,
• odpowiednio skonstruowana informacja prasowa – z wyróżnieniem najważniejszych treści,
• kontakt z mediami.

Przy okazji współpracy z mediami należy zadbać o patronat medialny, który ułatwia  pozyskanie publikacji i jest szczególnie istotny w kontekście współpracy ze sponsorami.