Podczas tworzenia Akademickiego Centrum Wolontariatu Sportowego, niezwykle ważne jest gruntowne przygotowanie i wybranie właściwej formy prawnej. Dobre przygotowanie gwarantuje sprawne i szybkie przeprowadzenie procedur rejestracyjnych, natomiast wybranie odpowiedniej formy prawnej pozwoli w przyszłości uniknąć wielu problemów, związanych chociażby z pozyskiwaniem środków finansowych na działalność centrum.

Od formy prawnej uzależnionych będzie wiele dalszych aspektów funkcjonowania centrum, począwszy od posiadania osobowości prawnej, przez kwestie działalności umożliwiające gromadzenie środków finansowych na działalność, po obowiązki sprawozdawcze i księgowe.

Najbardziej odpowiednią formą prawną dla Akademickiego Centrum Wolontariatu Sportowego jest stowarzyszenie rejestrowe.

• Stowarzyszenie rejestrowe - dobrowolne, samorządnym i trwałym zrzeszeniem o celach niezarobkowych. Może samodzielnie określać programy swojego działania i struktury organizacyjne oraz uchwalać akty wewnętrzne dotyczące jego działalności. Stowarzyszenia opierają swoją działalność na pracy społecznej członków, jednak do prowadzenia swoich spraw mogą zatrudniać pracowników. Główną podstawą prawną funkcjonowania stowarzyszeń jest ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz.U. z 1989 r. Nr 20, poz. 104 z późn. zm.). Najważniejszym wewnętrznym aktem prawnym stowarzyszenia rejestrowego jest jego statut.

Najwyższą władzą stowarzyszenia jest walne zebranie członków. Przepisy ustawowe nakładają na stowarzyszenie obowiązek posiadania zarządu. To właśnie zarząd zasadniczo odpowiada za prowadzenie bieżących spraw stowarzyszenia i nadaje rytm jego pracy. Skład, długość kadencji, zasady wybierania i powoływania oraz zasady procedowania muszą zostać określone w statucie stowarzyszenia.

W stowarzyszeniach rejestrowych wymagane jest również powołanie organu kontroli wewnętrznej. Najczęściej organ ten nosi nazwę „komisji rewizyjnej”. Analogicznie jak w przypadku zarządu, statut stowarzyszenia powinien określać skład, długość kadencji, zasady wybierania i powoływania oraz zasady procedowania komisji rewizyjnej.

Majątek stowarzyszenia co do zasady powstaje ze składek członkowskich, jak również ze spadków, zapisów, dochodów z własnej działalności, dochodów z majątku stowarzyszenia oraz z ofiarności publicznej i dotacji. Zaznaczyć jednak należy, że dochód z działalności gospodarczej stowarzyszenia może służyć wyłącznie realizacji celów statutowych i nie może być przeznaczony do podziału między jego członków.

Tworzenie Akademickiego Centrum Wolontariatu Sportowego w formie stowarzyszenia rejestrowego

• Statut stowarzyszenia

Jest to najważniejszy akt regulującym jego wewnętrzny ustrój, powinien więc zostać przygotowany ze szczególną uwagą i starannością. Jest to ważne nie tylko z punktu widzenia dalszego funkcjonowania centrum, ale także z przyczyn czysto formalnych – w przypadku ewentualnych błędów i nieścisłości sąd rejestrowy może odmówić zarejestrowania stowarzyszenia w KRS. Zaleca się, aby projekt statutu powstał i został skonsultowany jeszcze przed spotkaniem założycielskim, na którym będzie przyjmowany. Pozwoli to na spokojną pracę i uniknięcie błędów spowodowane wprowadzaniem poprawek „na ostatnią chwilę”.

Przystępując do tworzenia projektu statutu, należy przede wszystkim uwzględnić w nim:

• nazwę stowarzyszenia,
• teren działania i siedzibę stowarzyszenia
• cele i sposoby ich realizacji
• sposób nabywania i utraty członkostwa, przyczyny utraty członkostwa oraz prawa i obowiązki członków
• władze stowarzyszenia, tryb dokonywania ich wyboru, uzupełniania składu oraz ich kompetencje
• sposób reprezentowania stowarzyszenia oraz zaciągania zobowiązań majątkowych, a także warunki ważności jego uchwał
• sposób uzyskiwania środków finansowych oraz ustanawiania składek członkowskich
• zasady dokonywania zmian statutu oraz sposób rozwiązania się stowarzyszenia
• struktura organizacyjna

• Zebranie założycielskie

Zebranie założycielskie jest najważniejszym posiedzeniem, podczas którego w rzeczywisty sposób zawiązuje się stowarzyszenie. Zwołując zebranie założycielskie należy dołożyć wszelkich starań, żeby stawiło się na nim co najmniej 15 osób spełniających wymogi ustawowe – osoby te będą członkami założycielami stowarzyszenia. Członkami ACWS jako stowarzyszenia mogą być: obywatele polscy, posiadający pełną zdolność do czynności prawnych i niepozbawieni praw publicznych, osoby małoletnie w wieku od 16 do 18 lat, które mogą też korzystać z czynnego i biernego prawa wyborczego (wtedy w składzie zarządu stowarzyszenia większość muszą stanowić wówczas osoby o pełnej zdolności do czynności prawnych), cudzoziemcy, zamieszkujący na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W stowarzyszeniu może być także zrzeszony tzw. „członek wspierający”, którym może być osoba prawna (inne stowarzyszenie rejestrowe, fundacja, uczelnia).

Po rozpoczęciu posiedzenia należy bezwzględnie przygotować listę założycieli w trzech egzemplarzach (dwa dla KRS, jeden do dokumentacji centrum), zawierającą imiona i nazwiska, datę i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania oraz własnoręczne podpisy założycieli (podpisy muszą być złożone na wszystkich egzemplarzach listy). Następnie należy wybrać w głosowaniu osobę prowadzącą posiedzenie oraz protokolanta.

Kolejno, muszą zostać podjęte trzy uchwały wymagane do prawidłowej rejestracji stowarzyszenia:

• w sprawie powołania stowarzyszenia
• w sprawie przyjęcia statutu stowarzyszenia
• w sprawie powołania komitetu założycielskiego

Projekty uchwał warto przygotować przed posiedzeniem i udostępnić je członkom założycielom w celu usprawnienia całej procedury. Na tym etapie można również zaproponować skład komitetu założycielskiego (2-3 osoby), które będą reprezentowały stowarzyszenie w procesie rejestracji stowarzyszenia w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Na zakończenie zebrania założycielskiego można również podjąć dwie dodatkowe uchwały:

• w sprawie powołania zarządu stowarzyszenia
• w sprawie powołania komisji rewizyjnej (organu kontrolnego) stowarzyszenia

• Rejestracja stowarzyszenia

W celu formalnego zarejestrowania centrum jako stowarzyszenia, w ciągu 7 dni od zebrania założycielskiego, do właściwego miejscowo sądu rejestrowego komitet założycielski składa w dwóch egzemplarzach:

• wnioski rejestracyjne
• uchwalony statut
• listę założycieli
• protokół z wyboru komitetu założycielskiego (protokół zebrania założycielskiego)
• informację o adresie tymczasowej siedziby stowarzyszenia

Warto również na wszelki wypadek mieć przy rejestracji pisemne zgodę osób, które zostały powoływane do zarządu oraz do organu kontroli, jeżeli takie zostały powołane na zebraniu założycielskim.

Wniosek o rejestrację należy złożyć na urzędowych formularzach:

• KRS-W20 – główny formularz rejestracyjny, do którego dołącza się wskazane wyżej załączniki
• KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład organów stowarzyszenia (zarząd, organ kontrolny) – wypełniamy go jeżeli został wybrany zarząd i np. komisja rewizyjna. W związku z faktem, iż formularz pozwala na wpisanie jedynie 2 osób, to w razie potrzeby wypełniamy formularz w kilku egzemplarzach tak, aby zgłosić wszystkie osoby (nie umieszczamy na jednym formularzu członka zarządu i członka organu kontroli)
• KRS-WF – służy do zgłoszenia informacji o osobach wchodzących w skład komitetu założycielskiego (jeżeli wybrano zarząd, to formularz ten nie jest wymagany)
• KRS-WM – służy do zgłoszenia zakresu działalności gospodarczej (jeżeli stowarzyszenie ma zamiar od początku prowadzić działalność gospodarczą)

Należy pamiętać, że nawet jeżeli został wybrany zarząd, wszelkie wnioski w procedurze rejestracyjnej powinni podpisywać członkowie komitetu założycielskiego.

Pierwszy wpis do rejestru stowarzyszeń jest zwolniony z opłat sądowych, chyba że jednocześnie dokonywany będzie wpis do rejestru przedsiębiorców – wówczas koszty rejestracji wyniosą 600zł .

• Pozostałe formalności

Obecnie większość formalności dodatkowych została zautomatyzowana. Z chwilą zarejestrowania centrum w rejestrze stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego, zostanie mu z urzędu nadany numer REGON oraz identyfikator NIP. Nadanie numerów REGON i NIP jest potwierdzane poprzez ich ujawnienie w rejestrze, co można zweryfikować na stronie internetowej KRS – https://ems.ms.gov.pl/

Wyjątkiem od powyższego jest wymóg uzupełnienia danych podatkowych w ciągu 21 dni od rejestracji centrum w KRS. Do właściwego miejscowo urzędu skarbowego należy wówczas złożyć formularz NIP-8.

Pozostałe formy prawne, w ramach których możliwe jest utworzenie Akademickiego Centrum Wolontariatu Sportowego:

• Stowarzyszenie zwykłe – najważniejszymi różnicami w stosunku do stowarzyszenia rejestrowego jest brak osobowości prawnej przez stowarzyszenie zwykłe oraz obowiązek opracowania i przyjęcia jedynie regulaminu swojego działania, określając w nim w szczególności nazwę stowarzyszenia, cel, teren i środki działania, siedzibę oraz przedstawiciela.

• Fundacja – jest formą złożoną, co jednocześnie daje bardzo duże możliwości rozwoju, ale też nakłada wiele obowiązków na osoby prowadzące i z tego względu nie jest rekomendowana jako odpowiednia dla Akademickiego Centrum Wolontariatu Sportowego, a przynajmniej na wstępnym etapie jego rozwoju.

• Jednostka organizacyjna uczelni – w takim przypadku Akademickie Centrum Wolontariatu Sportowego będzie mogło korzystać z osobowości prawnej uczelni macierzystej na ściśle określonych warunkach, ustalonych przez władze uczelni.

• Jednostka organizacyjna w ramach klubu AZS - jako forma realizacji jednego z głównych celów statutowych AZS.