Akcję rekrutacyjną należy rozpocząć odpowiednio wcześniej, aby mieć czas na zapoznanie się z nowymi kandydatami, przeprowadzenie rozmów z każdym z nich, a także na szkolenia i spotkania organizacyjne.

Na skuteczność akcji rekrutacyjnej wpływają także takie czynniki, jak:

• otwartość (brak krytycznej oceny wstępnej kandydatów),
• uproszczona i jak najmniej uciążliwa rekrutacja,
• zindywidualizowane podejście,
• profesjonalizm rekrutacji i koordynatora ds. wolontariatu.

Przemyślany i wieloetapowy proces rekrutacji pozwoli na lepsze poznanie kandydatów na wolontariuszy i pozyskanie osób w pełni świadomych czekających ich zadań. Tym samym wyklucza się rolę przypadku podczas naboru wolontariuszy.

Etapy akcji rekrutacyjnej są następujące:

1. publikacja informacji o rekrutacji:
   Ogłoszenie o spotkaniu rekrutacyjnym powinno zawierać informacje o:

• instytucji prowadzącej nabór kandydatów na wolontariuszy (pełna nazwa, dane kontaktowe),
• rodzaju poszukiwanych osób (dobrze zdefiniowany adresat ogłoszenia, grupa docelowa)
• celu spotkania (atrakcyjny dla odbiorcy, przyciągający uwagę, zachęcający do udziału),
• miejscu spotkania (najlepiej łatwy do odnalezienia punkt, znane miejsce); pomocniczo można dodać mapkę dojazdu lub opisać dojazd,
• terminie spotkania (jak najbardziej dostępny, szczególnie z myślą o osobach uczących się lub pracujących).

Istotnym aspektem jest forma i język ogłoszenia, który musi być dostosowany do potencjalnych odbiorców oferty. Inaczej bowiem należy zwracać się do młodzieży, inaczej do osób starszych.

Ważne jest wykorzystanie jak największej ilość kanałów dotarcia do potencjalnych wolontariuszy, odpowiednio dobranych do grupy docelowej.

2. spotkanie rekrutacyjne:
   Pierwsze spotkanie z kandydatami na wolontariuszy w dużym stopniu zdecyduje o ich wizji organizacji i wpłynie na dalszą chęć udziału w programie. Podczas spotkania kandydaci na wolontariuszy otrzymują materiały informacyjne o organizacji sportowej. Należy również omówić charakter pracy a także regulacje prawne dotyczące wolontariatu oraz zawartość porozumienia o współpracy z wolontariuszem.

Podczas spotkania wolontariusz powinien usłyszeć kilka istotnych pytań, które pomogą organizacji podjąć decyzję dotyczącą jego rekrutacji i przydziału, np.:

• Czy zna specyfikę organizacji sportowej, a także propagowane przez związek cele i wartości?
• Dlaczego jest zainteresowany działaniem w wolontariacie sportowym?
• Czy posiada wcześniejsze doświadczenie w pracy w charakterze wolontariusza?
• Ile czasu może poświęcić na pracę w wolontariacie sportowym?
• Jakie kandydat ma oczekiwania z tym związane?
• Czy posiada jakieś szczególne zainteresowania, hobby? Czy posiada doświadczenie pomocne do wykonywania danej pracy?

3. indywidualne rozmowy z kandydatami na wolontariuszy:
   Do przeprowadzenia indywidualnych rozmów z kandydatami najlepiej zaangażować doświadczonych wolontariuszy, którzy dysponują odpowiednim podejściem i będą potrafili wyłonić osoby z odpowiednimi cechami charakteru. Warto również ujednolicić scenariusz rozmowy rekrutacyjnej, co usprawni proces rekrutacji i niewątpliwie skróci jego czas.